认识 “稍后再办”

“稍后处理”是一种有效的时间安排方法，它使我们能够将那些与目标不符的活动、不那么重要的任务、信息不完整的工作暂时放置一边。例如，在项目执行过程中，若接到一些不重要的通知，我们可以先不予理会，集中精力完成主要任务，从而提升时间的使用效率。

日常生活中，我们常被诸多小事牵扯精力，“稍后处理”的做法能帮助我们集中精力应对重要任务。比如撰写报告时，若遇到无关紧要的消息干扰，可以先搁置一旁，待报告完成后再去处理，这样能保证工作按既定计划顺利进行。

保持计划有效

在运用计划来安排时间的过程中，确保计划的实效性至关重要。可以针对机密事项进行适时调整，比如一个策划案，预备了若干替代任务。一旦临时领导提出新的需求，便可以用这些替代任务来替代原计划，确保整个计划能够顺利执行。

制定计划时，必须兼顾人体生理和心理的特性。以每日的工作时段为例，上午精力充沛，适合解决复杂问题；而下午则容易感到疲劳，适合整理资料。依照这些自然规律来安排任务，能够达到更佳的工作成效。

预留灵活时间

通常我们会安排一半的时间来制定计划，另一半则作为机动时间。在我之前工作的广告公司，策划活动时常会遇到客户临时调整需求等突发情况，这时预留的机动时间就能迅速应对，确保活动能够按计划进行。

灵活安排的时间仿佛为时间表增添了一层保障。若缺少这部分预留时间，一旦遭遇突发状况，整个计划便会陷入混乱，这不仅会耽误工作进程，还可能对团队士气造成负面影响。

总结工作改进

一名优秀的秘书需做好工作总结。有位秘书在整理会议材料时，发现资料查找耗时过多。于是，她创建了更科学的文档分类体系，从而提升了资料检索的速度。这正是工作总结所带来的积极变化。

对工作进行详尽的回顾，识别出哪些部分安排得紧凑，哪些部分存在拖延，进而优化时间表。如此持续下去，工作效率将逐步提升，同时也能减少许多不必要的错误。

巧用任务清单

完成初步任务后，将后续工作逐项记入每日计划之中。例如，撰写完今日文案后，随即把次日需联络客户的安排写入清单，确保日常工作井然有序。

如果清单已满或者任务可以延后处理，可以将其计入前一天的或后日的计划之中。比如，今天完成了调研报告的一部分，剩下的内容可以安排到明天继续完成，这样能更好地调整任务分配。

明确目标并执行

目标需满足明确、可量化、可实现、相关性以及时间导向等五大要素。以销售团队为例，他们应设定清晰的销售数额和期限等目标，如此一来，团队成员的工作将更有目标感，奋斗的动力也会更充沛。

工作时应优先处理关键事项，然而，即便是在两分钟内可以搞定的小事，也别拖延。比如，一名职员接到转发文件的简单任务，他迅速完成并从待办列表中划去，这样做能减轻心理压力，使他能更加轻松地投入到接下来的工作中。