在努力改进工作流程的过程中，我们总是渴望找到能够提高工作效率的关键。然而，新方法的成效常常超出预期，既有令人欣喜的一面，也有让人烦恼的部分。现在，我就来向大家讲述我尝试的新工作流程的体验。

新工作流的起源

John Z.用看板来安排他一周的工作，效果挺不错的。我受到了他的启发，结合了自己的看板功能，做了一些调整，创造出了自己的工作模式。之前我试过的许多工作方法都未能坚持到底，这一次，我充满期待，希望这个方法能让我在工作中取得新的进展，结束那些低效且充满焦虑的日子。

工作流的结构

我的新工作流程是这样的：首先记录提醒事项或日历信息，接着在看板上进行任务管理，然后全屏执行。我会将“提醒事项”中的具体工作内容转移到“Tasks”列表中，并且还会添加任务的重要程度、责任人和预计所需时间等相关信息。此外，看板上的任务通过不同的颜色和字体来区分，一打开就能全面掌握任务情况，查看起来非常节省时间。

专注执行要点

文中反复强调“切换至全屏模式，启动记录时间的功能”，其目的在于帮助自己集中注意力。过去，我在工作中常常分神，难以集中精力。自从采用了这种方法，在全屏模式下工作时，干扰因素大大减少，我能够更加专注地完成工作，工作效率似乎也有了显著提高。

工作流的小问题

不过，这个方法也有不足之处。在任务被拆分后，我们需要先确定是应该并行还是依次进行，执行过程中还可能被主任务分散注意力。然而，当我遗忘子任务时，只需打开“任务详细信息页”就能查阅，这样一来，既减少了在任务规划和执行过程中的精力消耗，也节省了查找时间。

* 任务标题：填入具体可执行『动作』，若为一个项目，则拆分成多个子任务，再在任务中细分动作，如任务『完成《主播内容优化指导手册》』
* Optional Due Date：根据实际情况，选择添加任务截止日期和提醒时间。如一项任务（需要与他人协作）需要在周二做，周五截止，我会将任务拖到『周二』看板，将截止日期设为周五。完成自己的部分后，将任务拖到后面的看板待提醒他人
* Tags：按照重要紧急程度划分为四类『重要且紧急』、『精力充沛长时间』、『️️️紧急』、『️️最后做』。因为在规划任务时已经考虑了任务场景、近期安排，且只有工作任务，所以按照紧急重要程度划分，只需按照任务顺序执行即可
    * 重要且紧急：当日最重要的任务，只有一项
    * 精力充沛长时间：能够有大块时间去完成的任务
    * ️️紧急：突发任务
    * ️最后做：可以被滞后的任务
* Assignee：该任务相关负责人。此举例任务之所以没有我所在组别，是因为我把该任务视为工作外任务。对于工作任务，均会添加『Team』，即负责人所在部门
* Time Consuming：任务预估耗时，以番茄钟记录，1个=25分钟

日历的使用策略

我对日历的使用有自己的习惯。遇到有固定截止日期的任务，我会将其安排在日历上，而不是放在看板上。我从事运营工作，在执行任务时，并不严格坚持每个番茄钟都要开启。过去，我过于依赖番茄钟，一旦遇到紧急事务或忘记启动，就会感到焦虑不安。如今，我在开始工作前只需瞥一眼时间，然后根据个人感觉来调整工作节奏即可。

工作流的成果与反思

这套工作流程实施了一周，效果既有正面也有待改进之处。它有效缓解了焦虑情绪，使得本周的工作得以顺利推进。不过，也存在一些问题，比如维护体系花费了较多时间，标记为红色的任务也相应增加。在这周里，有四天超过了预定时间，而有一天在下午五点半前完成了任务。尽管没有完全达到预期目标，但这种方法让我找到了乐于去执行的感觉，并且能够更准确地管理我的工作精力、时间块和具体时间段。阅读完这篇文章，我翻阅了《软技能》一书，在实施过程中遇到了一个疑问：在运用定额工作法时，遇到任务之间发生冲突该如何应对？比如，如果既要在12点前入睡，又需每天阅读一小时，但现在已经快到11点半，此时大家通常会怎样处理？若你有过运用工作流的经验，欢迎在评论区分享你的做法，别忘了给这篇文章点赞和转发！